5 скрытых выгод от перехода на электронный документооборот

Содержание:

• Почему выгоды скрыты?
• Удалённая работа сотрудников
• Участие в тендерах
• Интеграция с 1С
• Быстрый поиск
• Экономия пространства
• Подключение вас и ваших контрагентов

Почему выгоды скрыты?

Мы понимаем, что для каждой компании внедрение электронного документооборота – это важное решение, которое объединяет в информационное пространство все ресурсы, подразделения, филиалы компании, контрагентов и контролирующие органы. Используя инструменты системы ЭДО, пользователь получает возможность контролировать процесс согласования своего документа, отслеживать, какие в данный момент специалисты или подразделения работают с этим документом, подписывать документы электронной подписью, гарантируя, таким образом,их подлинность.

Для этого процесса характерно то, что получению результата предшествует разработка поэтапного плана настройки электронного документооборота под стандарты компании и обучения сотрудников. Под результатом мы подразумеваем экономию бюджета, которая позволяет рассчитывать на его окупаемость в первые полгода. Но есть также скрытые выгоды, которые вы сможете ощутить с первого дня запуска активного обмена электронными документами.

Предлагаем вам познакомиться с удобным сервисом электронного взаимодействия Контур.Диадок, которым поможет сделать вашу работу с документами более простой и удобной.

Удалённая работа сотрудников

Возможности электронного документооборота и коммуникации сервиса Диадок позволяют сотрудниками компании работать на любом расстоянии от офиса, независимо от местонахождения компании клиента. И даже находясь в одном офисе, сотрудникам больше не потребуется дожидаться, пока из соседнего отдела передадут бумажные файлы.

Возможность удалённой работы в первую очередь выгодна для руководителя компании. Чтобы узнать размеры задолженности или другую финансовую информацию, ему больше не нужно искать главного бухгалтера. Достаточно войти в систему, используя ноутбук или смартфон, и ознакомиться со всеми счетами и сроками их оплаты.

Для сотрудников, регулярно находящихся в командировках, функция подписания электронных документов с мобильных устройств и других средств удалённых коммуникаций значительно сократит сроки работы с документами.

Участие в тендерах

Тарифный план «РТС-тендер» в сервисе Диадок разработан специально для участников электронных торгов. Он позволяет обмениваться электронной документацией с тендерной площадкой, которая предоставляет участнику закупок следующие документы:

Площадка РТС -Тендер по факту списания комиссии предоставляет Участнику следующие документы:

• УПД — универсальный передаточный документ, позволяющий увидеть все суммы, которые были списаны в течение месяца
• Детализация платы, взимаемой за участие в электронных процедурах - Здесь можно проследить все списания, которые проходили в течение месяца по каждой процедуре.

Закрывающие документы направляются Участникам в электронном виде через операторов ЭДО в первые рабочие дни месяца следующего за отчетным. Выставление первичных (учетных) документов (актов, счетов-фактур) участникам тендерных закупок осуществляется через систему электронного юридически значимого документооборотав первые рабочие дни месяца, следующего за отчётным.

Чтобы получить необходимую документацию пользователям других операторов ЭДО, следует установить роуминговое соединение с Диадок.

Получите доступ к системе Диадок, воспользуйтесь тарифным планом «РТС-тендер» и участвуйте в закупках!

Интеграция с 1С

С помощью удобного интерфейса и регистрации в учетной системе, пользователи могут пересылать документы, созданные в 1С. В результате им удастся избежать различных проблем, связанных с изучением интерфейса и его функционала, а также подключения дополнительных опций.

Разработчики компании СКБ «Контур» разработали специальный модуль, благодаря которому выполняется интеграция системы Диадок с учётными и биллинговыми системами. Благодаря ему можно в кратчайшие сроки подключиться к базе программы 1С на электронных устройствах. Особые удобства заключаются в использовании двух программ одновременно — больше не приходится переключаться из одного окна в другое, ведь все производимые действия проходят внутри данного модуля, у которого интерфейс очень похож на 1С.

Подключение модуля предоставляет ряд возможностей:

• значительно ускоряется обработка входящей документации;
• ошибки, связанные с человеческим фактором сводятся к минимуму;
• редактирование файлов происходит в привычном интерфейсе;
• первичные учетные документы, подписанные в ЭДО, могут быть учтены в целях налогообложения добавленной стоимости и прибыли.

Интегрировать Диадок с биллинговой и учётной системой можно по доступной цене и в заранее оговоренные сроки.

Быстрый поиск

Диадок позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд. Удобный фильтр позволяет строить сложные выборки, а поиск по слову отыщет из тысячи документов нужный. При работе в веб-версии для поиска документа по номеру можно воспользоваться строкой «Поиск по всем документам» или функциональностью «Расширенный поиск».

Экономия пространства

Ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

Подключение вас и ваших контрагентов

Для ускорения перехода трехсторонних соглашений на электронный формат специалисты нашей компании Контур 165 проведут комплекс мероприятий по подключению вашего юридического лица, ваших поставщиков и покупателей к сервису Диадок, а так же:

• удалённо проведут презентацию работы сервиса;
• предложат обучающий курс для сотрудников по операциям в веб-интерфейсе и дополнительных модулях
• произведут оперативное подключение поставщиков или покупателей к сервису.

Подключение к электронному документообороту включает:

• выпуск специальной электронной подписи, которой будут заверены все исходящие документы;
• возможность отправлять приглашение вашим контрагентам присоединиться к сервису.

В качестве сопровождения электронного документооборота наши специалисты осуществляют перевыпуск электронной подписи, если истекает срок её действия. Если поменяется ответственное лицо, мы также внесем необходимые корректировки в регистрационные данные.

В любом городе на территории РФ можно приобрести доступ к электронному документообороту Диадок, отправив заявку через форму обратной связи или связаться с нашим экспертом по номеру телефона компании: +7 (495) 320-09-20.